FAQ für Kanzleien
…folgt demnächst…
Der Mandant benötigt nur einen aktuellen Browser und eine Internetverbindung für die Nutzung am Arbeitsplatz. Sofern der Mandant mit seinem Handy vorzugsweise arbeitet, kann er sich die App in seinem App-Store herunterladen.
Aktuell ist der Preis analog zum Mandantenportal PISA.
Sie finden hier eine Kurzanleitung im ETLnet.
Der Dokumentenaustausch erfolgt analog zu PISA. Der Mandant lädt seine Dokumente im Pendelordner hoch, den es in capitain.io im Bereich Dokumente gibt. Die Kanzlei hat über die eFinanzakte und über die eLohnakte Zugriff darauf.
Die Mandanten haben eine FAQ-Seite, auf der auch Kurzvideos zum Umgang mit capitain.io bereitgestellt sind. Sie können sich hier die Seite anschauen.
Es wird auch weiterhin die sogenannte „PISA-Nachricht“ geben. PISA ist zwar nicht mehr aktiv nutzbar, aber wir bedienen uns der Technik, damit Sie sowohl über die ETAXorga als auch über die neue edorga mit dem Mandanten sicher kommunizieren können.
Rechnungen können manuell hochgeladen werden in der App und auch im Browser. Sie können aber auch per E-Mail angeliefert werden. Im Bereich Einstellungen befindet sich der Abschnitt E-Mail-Anlieferung. Hier können sich die Mandanten eine E-Mail definieren und dahin alle Rechnungen schicken. Zudem können auch im Bereich Anbindungen Rechnungsvorsysteme angebunden werden.
capitain.io erkennt Sender und Empfänger einer Rechnung und kann das mit den Daten im Bereich Einstellungen abgleichen. Je besser also die Unternehmensdaten des Mandanten im Bereich Einstellungen gepflegt sind, desto besser kann capitain.io die Rechnungen einordnen.
Zum einen erkennt capitain.io, ob auf einer Rechnung geschrieben steht, dass diese Rechnung bereits bezahlt ist per Kreditkarte oder Paypal oder bar, etc. Zudem kann in den Partnerstammdaten an dem Lieferanten hinterlegt werden, ob mit ihm eine Lastschriftvereinbarung existiert oder eben diese Rechnungen immer bspw. mit der Kreditkarte bezahlt werden. Dann setzt man einfach den Haken bei Lastschrift.
Ja. Es können sowohl SEPA Dateien erstellt als auch Online-Bezahlungen ausgelöst werden.
Die manuelle Kasse ermöglicht eine GoBD-konforme Kassenführung in capitain.io bspw. für die Bürokasse. Hier können alle Geldein- und -ausgänge eintragen und mit den entsprechenden Rechnungen verknüpft werden.
Der Typ „importiert“ kann genutzt werden, wenn aus der externen vorhandenen Kasse bspw. ein CSV-Export vorliegt und dieser auch in capitain.io gesehen und bestenfalls auch mit den dazugehörigen Rechnungen verknüpft werden soll. So sind alle Daten in capitain.io und auf einem Blick. Später wird es auch möglich sein, eine Kasse online anzubinden.
Aktuell können alle Banken, die über den Banking Provider finAPI zur Verfügung stehen, eingebunden werden. Zudem kann im Bereich Anbindungen auch Paypal als Bank genutzt werden.
Die Kanzleirechnung muss via E-Mail zugestellt werden. Eine direkte Zustellung als eRechnung ist aktuell nicht möglich. Sie müssen daher auch darauf achten, ob diese Erklärung zum digitalen Informationsaustausch mit dem Mandanten den Austausch via E-Mail erlaubt.
Es wird verschiedene Stufen geben, in den Ihre Mandanten zu capitain.io wechseln können.
In der ersten Stufe wird es nur eine Leerfreischaltung geben, so dass nur die Benutzer und die Dokumente aus PISA auch in capitain.io sichtbar sind. PISA bleibt dann mit einer Sichtberechtigung erhalten, aber gearbeitet wird in capitain.io.
Wenn der Mandant seine Nachrichten, Belege und ggf. auch OP-Werte und Zahlungen in capitain.io sehen möchte, muss auf die weiteren Stufen zur Umstellung warten.
PISA bleibt als Sichtportal für eine gewisse Zeit erhalten.
Privatmandaten wird im Laufe des Jahres 2024 auch der Wechsel zu capitain.io ermöglicht.
Nein, die Nutzung von capitain.io ist auch mit der ETAXorga möglich.
Nein, in dem Bereich E-Mail sind nur die empfangenen E-Mails und deren Status der Verarbeitung und Freigabe sichtbar. Damit sind aber alle empfangenen E-Mails archiviert und ggf. ist auch der Begleittext verfügbar.
Die Archivierung dieser E-Mails für die Anlieferung der Rechnungen ist ein wichtiger Punkt für die Verfahrensdokumentation im Rahmen des ersetzenden Scannens.
Das sind systemische Aufgaben, die capitain.io immer dann erstellt, wenn entweder eine Rechnung nicht korrekt ausgelesen wurde oder eine Abweichung beim Banksaldo festgestellt wurde.
Sobald die Fehler vom Mandanten korrigiert wurden, verschwinden diese Aufgaben automatisch.
Als ETAX Kanzlei unterstützen Sie lediglich Ihren Mandanten bei der Einrichtung, wenn gewünscht. Ansonsten können Sie alles in ihren Kanzleiprogrammen ausführen.
Es gibt eine ausführliche Online-Hilfe in captain.io, mit Tutorials und FAQs.
Für den Start mit dem Programm gibt es eine Hilfe „Erste Schritte im Programm“, die den Einstieg erleichtert und dem Mandanten ein schnelles loslegen ermöglicht. Darüber hinaus steht das ETAX-Serviceteam zur Verfügung.